2023.11.07.
“Miért nem felel meg a NAV előírásainak a GPS nyomkövető programból kinyert útnyilvántartás?”
Ezt a kérdést tette fel nekem döbbenten egy vállalkozó barátom, amikor szóba került, hogy a nyomkövető rendszerek adatai nem felelnek meg a NAV-nak. A hivatalos elszámoláshoz ennél több szükséges: egy olyan útnyilvántartó program, amely nemcsak követi az útvonalat, hanem valóban rögzít minden szükséges információt az utazással kapcsolatban, és minden szempontból megfelel az útnyilvántartás szigorú követelményeinek.
A GPS nyomkövető programok sokoldalú eszközök, amelyek jelentős mértékben hozzájárulhatnak egy vállalat hatékonyabb működéséhez. A járműkövetés segít többek között az üzemanyag-hatékonyság javításában, a várható érkezési idők pontosabb meghatározásában, a lopás elleni védelemben, és fontos szerepe van a belső ellenőrzésben is. Sőt egyes iparágakban a járműveknek kötelezően nyomon kell követniük útvonalaikat biztonsági vagy jogi előírásoknak megfelelően.
Azonban a NAV által előírt hivatalos útnyilvántartás elkészítéséhez a legtöbb GPS rendszer adatait utólag ki kell egészíteni, hogy minden szükséges adatot tartalmazzon. Ez nagy többletmunkát jelent.
A NAV előírásai szerint az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- a fogyasztási normát
- az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen
+1: Az üzemanyagköltséget számlák alapján lehet elszámolni, ezért a megfelelő útnyilvántartáshoz ajánlott a tankolások helyét, idejét, az üzemanyag mennyiségét és árát is rögzíteni.
A fenti adatok általában a GPS-ekből kinyerhető útnyilvántartásokon nem vagy nem megfelelően szerepelnek.
Az előírásoknak megfelelő útnyilvántartáshoz a legtöbbször ezeket a módosításokat el kell végezni:
- Technológiai adottságok miatt a GPS több pontot rögzíthet, mint amennyi partnerlátogatás történt, ezért az utakat sokszor össze kell vonni.
- Ugyancsak fentiből adódóan sokszor előfordulhat, hogy éppen kevesebb pontot rögzít, ezért az utakat szét kell választani.
- A legtöbb GPS rendszer nem tudja beazonosítani a partnerek nevét, címét, ezeket az adatokat ki kell egészíteni, hozzá kell rendelni.
- Ha GPS nem képes a magán- illetve üzleti út kategorizálására, akkor ezt meg kell tenni.
- Az útnyilvántartásban elvárt utazási célokat sem tudnak társítani az utakhoz, ezt is hozzá kell adni.
- Azokban az esetekben is kiegészítésre van szükség, amikor a GPS nyomkövetés valamilyen okból megszakad vagy nem indul el.
- A felsorolt hibázási lehetőségekből adódóan az elvárásoknak nem megfelelő lehet a céges/magánutak aránya.
Ha NAV-álló útnyilvántartásra van szükséged, és nem szeretnél havonta hosszú órákat eltölteni azzal, hogy kiegészítsd a GPS programodból kinyert adatokat, akkor válassz megbízható útnyilvántartó programot.
A RoadRecord Online útnyilvántartó programot úgy fejlesztettük ki, hogy megfeleljen a NAV által előírt szigorú követelményeknek. Ez többek között azt jelenti, hogy a mobil alkalmazással automatikusan rögzített utakhoz a meglévő adatbázisodból a program hozzárendeli a partner nevét, címét, az utazás célját és jellegét (magán vagy üzleti). De új partnert és tankolást is néhány gombnyomással fel tudsz vinni.
Így az útnyilvántartásod menet közben, szinte észrevétlenül készül, hó végén pedig az asztali böngészőből elérhető online programban véglegesítheted és kinyomtathatod azt. Ráadásul a program nyomtatás előtt 70 féle logikai ütközést vizsgál, hogy a bizonylat biztosan NAV-álló legyen!
Barazsy Ákos
