2017. június 21.
Lízingelt céges személyautó esetében a lízing ÁFA visszaigényléséhez kötelező az útnyilvántartást vezetése. Abban a szituációban, amikor egy céges személyautót nem kizárólag egy sofőr használ, könnyen összekuszálódik az útnyilvántartás. Általában úgy szokták megoldani az útnyilvántartás vezetését, hogy az autóban kockás füzetben próbálja mindegyik vezető jegyezni mikor, és hova megy. Hónap végén az anyag átkerül a könyvelőhöz, vagy a cégen belül egy bizonyos személyhez, aki pedig megpróbál az adatokból összehozni egy épkézláb útnyilvántartást.
Ez az útnyilvántartási módszer sok buktatót rejthet magában.
Talán a legegyszerűbb résznek az utak rögzítése mondható, hiszen ha mindenki odafigyelve rendszeresen feljegyzi az utakat, és nem marad ki egy alkalom sem, itt még nem veszik el az a bizonyos fonál.
A gondok ott kezdődnek inkább, hogy nemcsak az utak és a kilométerek feljegyzése a kötelező az útnyilvántartásban, hanem a tankolások, és a kilométeróra állások is az előírt elemek között szerepelnek. Ezeket már sokkal nehezebb manuálisan folyton számon tartani, és igen gyakran előfordul az eltérés a rögzített utak kilométerei, tankolások és a kilométeróra állás között.
A sofőrök állandó bajlódása a kockás füzettel ugyan elég kényelmetlen, de az igazi problémát mégis a hó végi összesítés okozza.
A könyvelő – vagy más személy akit a cégen belül a feladatra kijelölnek – megkapja a füzetet. Ha el tudja olvasni egyáltalán a sebtében feljegyzett adatokat, általában nem jön ki a matek. A hiba megkeresése ebben az esetben egyáltalán nem könnyű feladat: valószínűleg több órája, (akár napja) csak azzal megy el, hogy az adatokat felvigye egy Excel-táblába, hogy azok átláthatóbbá váljanak. Ha porszem kerül a gépezetbe, és akár egy út, vagy tankolás rosszul kerül rögzítésre, utólag rengeteg energiával lehet csak kideríteni hol csúszhatott el a dolog, hiszen az sem egyszerű kinyomozni egyáltalán ki hibázhatott.
Hogyan használható több sofőr esetén a RoadRecord útnyilvántartó program?
A RoadRecord mobilalkalmazással kiegészített programjában az ilyen hibák több sofőr esetén sem lehetségesek, hiszen a program 70-féle logikai ütközést vizsgál, és jelez a felhasználónak, hogy annak érdekében hogy ne kerülhessenek téves adatok a rendszerbe. Ez nemcsak az utómunkálatot könnyíti meg, de garantálja az útnyilvántartás NAV-állóságát is.
Több vezető esetén célszerű annak a telefonjára telepíteni az alkalmazást, aki a személyautót legtöbbet használja. Az is megoldás lehet, ha az autónak vásárolnak nem túl nagy összegért egy egyszerű androidos telefont, amit akár SIM-kártya nélkül is használni lehet a program futtatására. Az ilyen telefonok akár néhány ezer forintból beszerezhetőek, hiszen nem kell hogy többet tudjanak, mint a RoadRecord alkalmazás futtatása.
A mobiltelefon az aktuális sofőrnek mindig kéznél lesz az utak és tankolások pontos és egyszerű rögzítéséhez, és WIFI-kapcsolatnál felhőn keresztül egy pillanat alatt szinkronizálja az adatokat az asztali programmal. Így nemcsak az adatok felvitelénél spórolhatunk meg jelentős időt és energiát, hanem a feldolgozás gördülékenysége, és az adathalmaz áttekinthetősége össze sem mérhető a manuálisan készített útnyilvántartásokéval.
Barazsy Ákos
