Nem tudod eldönteni, hogy GPS autós nyomkövetőre vagy útnyilvántartó programra van szükséged?
Csak útnyilvántartáshoz kényelmesnek tűnik a GPS-es nyomkövető használata – de vajon tényleg ez lenne a legjobb megoldás számodra?
Vannak olyan funkciók amelyekre csak a GPS-es flottakövető rendszerek alkalmasak: ilyen például az online járműkövetés, az üzemanyaggal kapcsolatos visszaélések kiszűrése, lopás elleni védelem, a raktérajtó nyitásának jelzése, raktérhőmérséklet mérése, fekete munkák kizárása, műszaki állapot monitoringja vagy az e-útdíj bevallás.
Ha viszont csak NAV-álló útnyilvántartásra van szükséged, akkor az univerzális megoldás helyett direkt az erre specializált útnyilvántartó programok adják a megoldást, bár ezek közül a GPS-es nyomkövetés előnyeit csak a RoadRecord Online útnyilvántartó programjának nagyszerűen kiegészítő iOS és Android telefonokon futó, adatgyűjtőnek is felfogható mobil alkalmazása teljesíti!
Így az útnyilvántartásod menet közben, szinte észrevétlenül készül, mellyel ugyanúgy megkülönböztethetőek a privát- és céges utak (céges személyautó lízing vagy tartós bérlet ÁFA visszaigényléshez!), kiszűrhetőek a kamu rögzítések, visszanézhetőek a bejárt utak.
Nem mellékesen ez úgy valósul meg, hogy az állandó “nagy testvér figyel” frusztráló érzése sem demotiválja az autó vezetőjét, mert ez nem a megfigyelésről szól, nem lehet menet közben ránézni az autóra!
Arról nem is beszélve, hogy szükségtelen pénzkidobás felesleges funkciókkal teletűzdelt alternatívát választani, ha azok az adott célnál teljesen mellékesek.
Ha a cél az útnyilvántartás, menetlevél vagy a kiküldetési rendelvény elkészítése, akkor ár szempontjából nem a GPS-es járműkövetőre való előfizetés az ésszerű döntés, hiszen ezek az alternatívák az útnyilvántartó programok árának többszöröse!
Mivel jobb még útnyilvántartáshoz az útnyilvántartó program a GPS-eknél?
Naprakész jogszabálykövetés
Míg a GPS nyomkövetők elsődleges szolgáltatása az online megfigyelés – és csak másodlagos fókusz, hogy ezekből az adatokból útnyilvántartás is nyerhető -, addig az útnyilvántartó programok központi eleme az útnyilvántartás maga, így a jogszabálykövetés és a tartalmi-formai követelmény is mindig naprakész.
Általában ezek a kötelező elemek szoktak hiányozni a GPS-ekből kinyerhető útnyilvántartásokból (nem is tudom mi alapján hangoztatják sokan, hogy “elfogadja a NAV” a megoldásukat):
- Fogyasztási norma, alkalmazott üzemanyag: az útnyilvántartásban kötelező szerepeltetni, az üzemanyag elszámolás szempontjából szükséges elem
- Kilométeróra állása: 1-2 szolgáltatónál a prémium verziókban számon tartható, de alapjában véve a járműkövetők nem rögzítik
- Utazás célja: a járműkövető szolgáltatások automatikusan csak a partnerhez előre rögzített utazási célt tudják hozzárendelni (ezt sem mindegyik teszi), az egyedi utazási célokat csak utólagos extra munkával lehet rögzíteni
- Partner neve és címe: a megállópontokhoz utólag kell a partner nevét és címét is megadni – azonosítani -, amely mindig extra munka marad, különösen, ha állandóan változó partnerekhez járunk
- Tankolás helye, ideje: járműkövető szolgáltatások útnyilvántartása nem tartalmazza, külön kell utólag felvinni
- Üzemanyag mennyisége és ára, tankolás költsége: járműkövető szolgáltatások útnyilvántartása nem tartalmazza, külön kell utólag felvinni
- Utazás típusa: tételesen fel kell tüntetni, hogy adott út magán- vagy üzleti út – ez rendszeresen elmarad -, esetleg elintézik annyival, hogy összesítve mennyi, de az nem elég
- Magánúthoz nincsenek a jogszabály által meghatározott részletek megjelenítve: szarvashiba. Sokan gondolják azt, hogy az “magánügy”, de a NAV akkor is kéri ugyanúgy a meglátogatott partner nevét, címét, utazás célját, stb.
Egyszerű utólagos adatfelvitel/-pótlás
Mi van akkor, ha a GPS meghibásodása (vagy éppen tudatos szabotázs) / térerő hiányában bizonyos utak/adatok nem kerülnek rögzítésre? GPS nyomkövetés esetében az utólagos adatrögzítés, partnerazonosítás, távolságszámítás, logikai ütközések ellenőrzése, stb. Excelben történő matatása igen idő- és munkaigényes, míg egy útnyilvántartó programmal akár visszamenőleg is könnyen elkészíthetjük az útnyilvántartást!
Nem kell az utak szétválasztásával vagy összevonásával külön foglalkozni
GPS esetén sokszor előfordulhat, hogy technikai okok miatt adott utakat össze kell vonni vagy éppen szét kell választani – ez is sok többletmunka -, mert egy megállás nem jelentett partnerlátogatást is egyben, vagy egy partnerlátogatást valami miatt nem rögzített jól a rendszer.
Előnyösebb az elszámolás szempontjából
Tudni kell azt, hogy elszámolás szerint minden magánpartnerhez vezető és magánpartnertől elvezető út magánútnak minősül. Az útnyilvántartás készítésénél szabály szerint két üzleti partner között lévő utat üzleti útnak rögzítünk. Lízing és tartós bérlet ÁFA visszaigénylésénél pedig az adott hónapban keletkező céges utak arányában igényelhetjük vissza az ÁFA-t, így pénzügyileg kritikus, hogy mi a céges/magánutak aránya.
Mi van akkor, ha az üzleti partnerek között magáncéllal megállunk például a fodrásznál?
A GPS-es járműkövető ezt a megállást automatikusan rögzíteni fogja – az utat ezzel kettéválasztva – így már mindkét részútvonalat magánútnak minősíti, miközben valójában az egy üzleti út volt! Persze ez módosítható utólag, de akkor már megint többet dolgozunk vele összességében…
Útnyilvántartó programmal viszont akkor sem követünk el szabálytalanságot, ha ezt a megállást nem rögzítjük – hiszen egy métert sem tértünk ki a fodrász kedvéért -, így az üzleti partnertől az üzleti partnerig terjedő utat egy üzleti útként számoljuk el!
Ha megfigyeljük az utazási szokásainkat, rájövünk, hogy csak ezzel az egy különbséggel nagyságrendekkel több ÁFA-t tudunk visszaigényelni teljesen szabályosan!
Elkötelezettség és utánajárás nélkül kipróbálhatod
A járműkövető szolgáltatások esetében már a kipróbálás is utánajárással jár: a GPS készüléket be kell szereltetni a kocsidba (idő és költség), és ha nem tetszik, ki is kell szereltetni onnan – ez a tény már önmagában is jó csali a szolgáltatóknak, mert ha már egyszer beszereltetted, akkor részben elköteleződtél már a szolgáltató felé, és “az olyan ciki lenne visszamondani” – holott az üzleti érdeked ezt diktálná…
Az útnyilvántartó programok esetében a kipróbálás tényleg egyszerű és fájdalommentes, könnyen törölhető a program akármikor a gépedről.
Nem jár az új autód megbontásával és garanciavesztéssel a beszerelés
A GPS-es járműkövető esetében egy készüléket kell forrasztással beszereltetni a kocsidba (bár létezik drágábban OBD II csatlakozós megoldás is), jobb esetben csak a elektronikai rész garanciája ugrik, rosszabb esetben ez akár meghibásodást is okozhat. Régi kocsi esetében még annyira talán nem is szívfájdító, de képzeld el azt a nem túl felemelő érzést, amikor valaki az újonnan vásárolt autód hófehér műszerfalának esik neki egy csavarhúzóval! Bármilyen elektronikai meghibásodás esetén pedig a szakszerviz addig hozzá sem nyúl az autódhoz, amíg a GPS-t ki nem szerelteted, utána jön csak a próba, hogy vajon a plusz eszköz okozta-e a meghibásodást vagy nem, de garanciálisan javítani sajnos már nem lehet. Rengeteg időd, energiád és pénzed rámehet egy ilyen sztorira!
Nem egy olyan történetet is hallottunk már, hogy ezek a beépített/OBD csatlakozós eszközök úgy megzavarták a kocsi számítógépes rendszerét, hogy majdnem balesetet is okoztak nagy sebességnél.
Személyzeti/jogi osztály kifogásai
Nem örülnek a munkatársak a járműkövetésnek? Nincsenek egyedül: sok esetben megalapozottan vannak aggályai a személyzeti/jogi osztálynak a járműkövetéssel – személyiségi jogokra hivatkozva…
Mindent összevetve, először azt kell meghatározni pontosan mi célból szeretnénk használni egy adott programot/szolgáltatást, majd annak tulajdonságait megvizsgálva válasszuk ki számunkra a legkedvezőbb megoldást, útnyilvántartásra a RoadRecord a legjobb választás.
Utoljára frissítve: 2023. július 13.
Barazsy Ákos
