A 3,5 tonna alatti kisteherautóknak nem kötelező menetlevelet vezetni, ha saját árut szállítanak, vagy nem szállítanak árut. Útnyilvántartásra viszont szüksége van ezeknek a kisteherautósoknak is a lízing- és dízel ÁFA visszaigényléséhez (ami sok esetben 100%-ot jelent), valamint a gépjármű költségeinek elszámolásához.
Megmutatjuk hogyan spórolhatsz pénzt és időt NAV-álló útnyilvántartó programmal.
Mi az a menetlevél és mikor van rá szükség?
A menetlevél olyan okmány, amely kötelező egyes belföldi és nemzetközi, fuvarozást végző gépjárművek esetében. Mivel a menetlevél szigorú számadású okmány, így sorszámmal rendelkezik, kötelező eseményszerűen vezetni, ezért rendkívül fontos a menetlevél helyes vezetése. A menetlevél megőrzési ideje 8 év.
A következő esetekben szükséges menetlevelet vezetniük a gazdálkodó szervezeteknek (magánszemélyeknek nem):
- Saját számlás személyszállítás: Ellenszolgáltatás nélkül történik olyan autóbusszal, amely a szállító tulajdonában van vagy ő bérli, illetve ő vagy az ő alkalmazottja vezeti
- Saját számlás közúti áruszállítás: A tehergépjárművel továbbított áru a szállítást végző tulajdona, illetve azt saját felhasználásra, saját célra szállítja
Ki állítja ki a menetlevelet?
A menetlevél kitöltése az üzembentartó, vagy a jármű vezetőjének feladata – utóbbi esetében szükség van az üzembentartó írásbeli meghatalmazására. A kiállító köteles a szállítás során eseményszerűen vezetni és aláírásával hitelesíteni a menetlevelet.
Az elektronikus menetlevél megoldást jelenthet a papír alapú menetlevelek csökkentésére és kiváltására. Ha a kisteherautó vezetője elektronikus menetlevelet vezet, azt köteles a menetlevél-kitöltés szabályai szerint magánál tartani azonnal és közvetlenül hozzáférhető módon, hiszen a hatóságok bármikor ellenőrizhetik.
Az sem megy ritkaságszámba, hogy a foglalkoztató kéri el a menetlevelet, hiszen bizonyos statisztikák elkészítéséhez rendkívül fontos adatokat tartalmaznak – ezért szükséges a vezető az ún. “rontott” példányt is átadni a munkáltatónak.
A menetlevél kitöltése: mit kell tartalmaznia a menetlevélnek?
A menetlevél kitöltése során kötelezően szerepeltetni kell a következő adatokat:
- minden érintett gépkocsivezető neve és azonosító száma
- a gépjármű és annak pótkocsijának forgalmi rendszáma, típusa, teherbírása
- a gépjármű üzembentartójának neve és címe
- a szállított áru/anyag megnevezése és tömege
- az indulás és az érkezés helye és időpontja
- kilométeróra-állások, a megállások helyszínei
- az üres és rakott kilométerek száma
- nyilatkozatok és aláírások a gépkocsi átvételéről
- forgalmi és kereskedelmi rendelkezések
- esetleges egyéb megjegyzések
Személygépkocsira kell menetlevél?
A személygépkocsikra nem terjed ki a menetlevél-kötelezettség, ide tartoznak a kisteherautó visszaminősítése által “lett” személygépkocsik is.
Praktikusan a legtöbb céges személyautó menetlevél helyett útnyilvántartással rendelkezik, mivel annak vezetésével alá tudja támasztani a cég az autó üzemeltetéséhez kapcsolódó költségek elszámolhatóságát és az ÁFA-visszaigénylést.
Egy megfelelő útnyilvántartó program ebben az esetben gyakorlatilag az elektronikus menetlevél szerepét tölti be, ami rendkívül hasznos tud lenni, például az automatikus útrögzítések és egyéb automatizálható funkciói miatt.
Tehergépjármű menetlevél jogszabály
Belföldi, illetve a nemzetközi menetlevél esetében is igaz, hogy a tehergépkocsikra akkor kötelező a menetlevél vezetése, amennyiben a gépjármű meghaladja a 7,5 tonnát és a fentebb említett módon saját számlás árutovábbítást végez.
A teherautók menetlevele gyakran ellenőrzött dokumentumnak számít a tapasztalatok szerint. Amennyiben díj ellenében történik az áruszállítás, úgy a menetlevél helyett fuvarlevéllel kell rendelkeznie a teherautónak.
Ez elvezet a következő kérdéskörhöz:
Mi a menetlevél, a fuvarlevél, és a szállítólevél közötti különbség?
Menetlevél, fuvarlevél, szállítólevél – mindhárom szigorú számadású okmánynak minősül, íme a különbség közöttük:
- A papír alapú vagy elektronikus menetlevél vezetése a gépjármű sofőrjének feladata, és leginkább a gépjárművel kapcsolatos adminisztrációról szól.
- A fuvarlevelet a fuvaroztató vállalat állítja ki a szállítmányozó cég (vagy személy) számára, és az áruval kapcsolatos információk találhatóak meg rajta.
- A szállítólevél egy bizonylat olyan áru átvételéről, amelyről számla még nem áll rendelkezésre. A szállítólevél száma sokszor fel van tüntetve a fuvarlevélen.
Menetlevél nélkül, útnyilvántartással
Sokak fejében felvetődik a kérdés, hogy “kell-e menetlevél kisteherautóra?”. Íme a válasz:
A legfeljebb 3,5 tonna műszakilag megengedett össztömegű teherautók kishaszongépjárműnek számítanak, forgalmi engedélyükben N1 jelzés szerepel.
A 261/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet alapján, amennyiben az árutovábbítást a vállalkozás nem díj ellenében végzi, vagy nem szállít árut, a 3,5 t alatti menetlevél, ill. fuvarlevél használata nem kötelező. Itt a 3,5 tonna a gépjárművek össztömegére vonatkozik.
A Nemzeti Közlekedési Hatóság menetlevelekkel kapcsolatos hivatalos tájékoztatója
Miért van szükséged mégis NAV-álló útnyilvántartásra?
A dízel ÁFA és a lízing ÁFA visszaigényléséhez, valamint a kisteherautód költségeinek (pl. üzemanyagszámla, szervízszámla) elszámolásához mindenképpen szükséged van útnyilvántartásra. Átalány elszámolásra ezen a területen nincs lehetőség, és mivel többnyire 100%-ban céges használatban van az autó, jelentős összegeket spórolhatsz egy jó útnyilvántartással!
Ráadásul egy internetről letölthető menetlevél minta helyett egy útnyilvántartó program használatával NAV-álló végeredményt kapsz, ami bármilyen ellenőrzésen és a munkáltatónál is megállja a helyét.
Mik az útnyilvántartás szabályai?
Az útnyilvántartásnak kötelezően tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen.
- tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát.
Nem érdemes alábecsülni az útnyilvántartás jelentőségét, mert egy esetleges NAV ellenőrzés során komoly büntetéseket fizethetsz!
Az útnyilvántartást el lehet készíteni papír alapon is, de tapasztalatunk szerint ez nagyon időrabló és a vállalkozások legnagyobb részében problémát okoz a NAV-álló útnyilvántartás elkészítése, főleg akkor, ha visszamenőleg kell pótolni. A vállalkozó vagy az alkalmazottak elfelejtik vezetni, hogy hol jártak, a bizonylatok elkészítése pedig sok adminisztrációval jár, amire nincs ember a cégnél.
Nem kell lemondanod a lízing- és dízel ÁFA visszaigényléséről ill. a költségek elszámolásáról, csupán a megfelelő útnyilvántartó programot kell választanod!
Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen megadhatod a céges- és magánútjaid arányát, és amivel hamar pótolhatod elmaradásaidat!
A RoadRecord Online útnyilvántartó program használata egyszerű: a RoadRecord mobil app segítségével menet közben rögzítheted az útjaidat, hó végén pedig a hiányzó utakra automata ajánlást is kaphatsz, és még menetlevél tartót sem kell keresgélned a gépjárművedben! :)
TIPP: Ha egy adott időszakban nem vezettél útnyilvántartást, de a Google fiókodban be volt kapcsolva a Helyelőzmények opció, akkor ezek az utak megvannak és a RoadRecord segítségével NAV-álló útnyilvántartássá alakíthatod őket!
Így a havi útnyilvántartásodat akár 7 perc alatt elkészítheted!
Az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat. A funkció különböző paraméterek/fix pontok megadása után 70 féle logikai ütközést vizsgálva készít egy útnyilvántartás-tervezetet, amit később akár tovább is szerkeszthetsz.
Sőt, ha még ennyit sem akarsz foglalkozni vele, bízd szakértőinkre a NAV-álló útnyilvántartásod elkészítését, amit minden hónapban átadunk neked – és akár visszamenőleg is el tudunk készíteni! A RoadRecord 2005 óta csak útnyilvántartással foglalkozik, Magyarországon már 15.000 cégnél több, mint 22.000 autóra a mi NAV-álló útnyilvántartó programunkkal készült el az útnyilvántartás!
Barazsy Ákos
