A mobil applikációk elterjedése alapvetően változtatta meg mindennapjainkat, legyen szó kommunikációról, szórakozásról vagy üzleti tevékenységekről. Az útnyilvántartás területén gyorsabb, pontosabb és egyszerűbb adminisztrációt jelent, amely nagyban megkönnyítik a felhasználók életét. Ebben a cikkben bemutatjuk, miért érdemes egy jó mobil applikációt használni az útnyilvántartás vezetéséhez, és hogyan könnyíti meg ez az eszköz a vállalkozások mindennapi működését.
Kinek kell útnyilvántartást vezetni?
- Nyílt végű lízinggel vagy tartós bérlettel finanszírozott cégautók esetén, ha a vállalkozás az autó ÁFA-ját 50%-nál magasabb mértékben szeretné visszaigényelni, útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartás igazolja a céges és magánutak arányát, és a céges utak arányában lehet az ÁFA-t visszaigényelni. Átalány-elszámolás esetén az ÁFA 50%-a, útnyilvántartás vezetése esetén pedig akár a 90-100%-a igényelhető vissza, ami tapasztalatunk szerint átlagosan 2,1 millió Ft megtakarítást jelent az átalány-elszámoláshoz képest.
- Az egyéni vállalkozóknak, akik saját gépjárművet használnak jövedelemszerző tevékenységükhöz, költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetése szükséges, kivéve, ha az 500 km-es átalány-elszámolást választják (ez esetben is fizetni kell cégautóadót). Havonta 700 km feletti futásteljesítménynél esetén azonban már útnyilvántartást érdemes vezetni, ezzel átlagosan autónként évente 408.000 Ft-ot lehet megtakarítani az átalány-elszámolás képest.
- A háziorvosok mentesülhetnek a cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással igazolják, hogy a praxisukhoz használt autót kizárólag a háziorvosi tevékenységükhöz használták.
- A cégek számára, amelyek a cég saját tulajdonban lévő személyautókat használnak, nem kötelező az útnyilvántartás vezetése. Azonban ajánlott az útnyilvántartás vezetése, mert a NAV kérheti a költségelszámolás alátámasztásához.
- A 3,5 tonna alatti kishaszongépjárművek esetében – amelyek kizárólag saját árut szállítanak – nem kötelező a menetlevél. A lízing- és dízel ÁFA akár 100%-os visszaigényléséhez viszont útnyilvántartást kell vezetniük, hogy igazolják a céges utakat.
Útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény
A kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Kiküldetési rendelvény alapján a magánautó céges használatát lehet elszámolni.
Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1.900.000 forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.
Útnyilvántartás kitöltése
Mind az útnyilvántartásnak, mind a kiküldetési rendelvénynek szigorú szabályai vannak, számos kötelező adatot kell tartalmazniuk és akár bonyolult számításokat kell végezni a kitöltéshez, folyamatosan figyelemmel kísérve a hivatalos adatok (például NAV üzemanyagár és fogyasztási norma) és szabályok változását is.
Papíron vagy Excel táblázatban vezetni az útnyilvántartást vagy a kiküldetési rendelvényt időrabló és pontatlan. Ha nem szán időt rá az ember minden nap, akkor hónap végén akár órákat is eltölthet a sakkozással és a bogarászással, hogy hol járt a korábbi hetekben.
Jogosan merül fel az igény egy egyszerűbb, pontosabb és naprakészebb megoldás iránt, főleg a mai digitális világban.
Automatikus útnyilvántartás alkalmazás
Létezik már olyan útnyilvántartó program, amivel automatikusan készülhet az útnyilvántartás.
Végeztünk egy összehasonlítást a Magyarországon elérhető útnyilvántartó módszerek között, és arra jutottunk, hogy hazánkban a RoadRecord a legkedveltebb, leggyorsabb és legfejlettebb módszer az útnyilvántartás és a kiküldetési rendelvény vezetésére.
A RoadRecord útnyilvántartó program 2 részből áll: a mobil app segítségével útnyilvántartásod automatikusan épül, hó végén pedig az asztali böngészőből megnyitható online programban 7 perc alatt véglegesítheted és kinyomtathatod NAV-álló bizonylatodat.
A RoadRecord mobilapp így egyszerűsíti az adminisztrációt:
- Mindig kéznél van: A mobiltelefonodon lévő alkalmazás akár automatikusan rögzíti az útjaidat és kiszámítja a látogatási pontok közötti távolságot. Az adatokat bármikor elérhetőek a számodra.
- Automatikus: Az app automatikusan rögzíti az utazásokat, így nem kell manuálisan bevinni az adatokat. Nem felejted el, hogy merre jártál.
- Gyors: Az alkalmazás használata gyorsabb és egyszerűbb, mint a kézzel vezetett nyilvántartások. A korábban órákban mérhető munka radikálisan lecsökken percekre, hiszen most már úgy tudod útjaidat rögzíteni, hogy ki sem kell venned a telefont a zsebedből. Dolgozóidnak is könnyebben elő tudod írni a kötelező adminisztrációt, hiszen megfelelő beállítással havonta csupán 7 percet vesz igénybe az útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény összeállítása.
- NAV-álló: Az alkalmazás mindig megfelel a NAV legfrissebb előírásainak, biztosítva a jogszabályi megfelelést. Ráadásul a RoadRecord beépített házi NAV ellenőr funkciója nyomtatása előtt 70 különböző logikai ütközést vizsgál, biztosítva, hogy útnyilvántartásod vagy kiküldetési rendelvényed NAV-álló legyen.
“Végzi helyettem a feladatot!”
Ha egyik felhasználónkhoz hasonlóan Te is a hátad közepére kívánod az adminisztrációt, akkor a RoadRecord a legjobb megoldás a számodra.
“Nagyon jól használható program. Különösen tetszik a mobilos, automatikus rögzítés. Nekem találták ki, mivel nem kedvelem a macerás adminisztrációt, főleg azt amit lehet halogatni. Végzi helyettem a feladatot naponta.”
A RoadRecord útnyilvántartó program segítségével a vállalkozások modernizálhatják folyamataikat, és jobban kihasználhatják a technológia adta lehetőségeket. Az útnyilvántartás vagy a kiküldetési rendelvény vezetése gyorsabbá, egyszerűbbé és hatékonyabbá válik a RoadRecord mobil applikáció segítségével. A felszabadult időt és energiát pedig a profitszerző tevékenységre fordíthatja a vállalkozás, ezzel növelve versenyképességét!
Barazsy Ákos
